viernes, 28 de noviembre de 2014

Manual de excel Avanzado



En esta entrada les dejo un manual de Excel avanzado, que les puede servir.







Ademas les dejo un video de introducción en la creación de bases de datos con excel, que ademas les enseñará a utilizar las herramientas de formulario, para buscar o generar información.






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viernes, 21 de noviembre de 2014

Combinar Correspondencia


Para aquellos que tienen que enviar cartas a invitados, o agradecer a los asistentes o si deseas crear las etiquetas de algún producto con un numero de serie correlativo, es hoy el día para que dejes de hacer uno por uno aquel trabajo.
Word es el procesador de texto de la suite Office, y como todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son utilizadas (acá entra el principio de Pareto, de que 90% de los usuarios utilizan el 10% de las funciones), una de estas es la de Combinación de correspondencia.
Esta función consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios básicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian según el cliente.
En esta oportunidad les mostrare como utilizar esta función para enviar cartas, para esto necesitaremos lo siguiente:
1 Carta redactada en Word
1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access o Outlook
250 grs de tiempo para aprender.

El ejemplo consiste en el envió de una carta, ofreciendo los servicios de una empresa de redacción de documentos. lo que haremos es que podamos personalizar la carta con los datos de los destinatario.
Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que utilizaremos, en este caso, serán solo: Nombre, Dirección, Empresa, Profesión. tal como lo muestra la siguiente imagen

excel

Les recomiendo que tengan claro donde tengan guardado el archivo Excel, ahora vamos al Word y como combinamos la BD con la carta.
Vamos a:
word 1
1: Combinación de Correspondencia
2: Iniciar combinación de correspondencia
     – Seleccionamos asistente de correspondencia
3: Comenzamos con el asistente de correspondencia
    – Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente
    – Utilizar el documento actual y siguiente
    – En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos al presionar sobre EXAMINAR (que esta en el cuadrado azul). acá es donde buscamos nuestro archivo excel.

Después al seleccionar el archivo (este caso el excel) saldrá una ventana como esta
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En la cual ponen aceptar si los datos están en la hoja 1, sino, seleccionan la que corresponda. Posteriormente aparece una donde puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no a todos.

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Después ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita, procedemos a la asignación de los campos, como campos entenderemos que se refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.
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Personalmente prefiero asignar manualmente los campos, para esto presionamos en “Más Elementos”, arrogando una ventana que muestra los campos para asignar,  lo cuales puedes poner en el documento al al posicionarte sobre el campo y luego INSERTAR.  no te preocupes si el campo no esta donde debiese en el documento, lo puedes mover con un simple cortar y pegar o haber dejado indicado el lugar en el cual quieres colocar el campo.
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Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma <<Nombre>>, es solo el nombre del campo. quedando de esta forma en el documento.
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Para ver los resultados de la combinación, debes ir a la pestaña de Word de correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver como cambia con los controles
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Y eso es todo, fácil, no es complicado, es solo de saber de que trata la herramienta y un poco de paciencia. Ahora, las opciones para enviar el documento son 3, en el botón que dice “Finalizar y Combinar” puedes escoger entre
1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los datos correspondiente al número de registro que tengas en el cuadro de control
2. Imprimir: No creo que necesite explicación, ahora, si tienes instalado el DOPDF puedes exportarlos al formato Pdf.
3. Enviar por Correo: en esta, debes escribir la dirección del destinatario. Se que parece mucho trabajo escribir uno por uno los email de todos los destinatarios, sin embargo existe la posibilidad de combinar con Outlook, pero eso lo dejaremos para mas adelante debido a que aún no necesito usar el cliente de email por lo cuál no lo he puesto en practica. así que los invito a que prueben y si pueden dar los paso para aquello, se los agradecería.



Señoras y Señores, eso es todo y recuerden, que depende de tus necesidades y creatividad sacarle el mayor provecho a esta y en general, a todas las opciones que nos entrega Office.

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domingo, 9 de noviembre de 2014

Open Data Kit Una Herramienta mas sofisticada para la realización de Cuestionarios

Open Data Kit (ODK) es una libre de código abierto y un conjunto de herramientas que ayudan a las organizaciones autor, campo, y gestionar soluciones de recopilación de datos móviles. ODK ofrece una solución fuera de la caja para los usuarios:

  1. Construir un formulario de recogida de datos o una encuesta (XLSForm se recomienda para las formas más grandes);
  2. Recoge los datos en un dispositivo móvil y enviarla a un servidor; y
  3. Agregar los datos recogidos en un servidor y extraerlo en formatos útiles.
Además de las encuestas socio-económicas y de salud con ubicaciones GPS y las imágenes, ODK se utiliza para crear apoyo a la decisión para los médicos y para la construcción de multimedia ricos en herramientas de mapeo naturaleza. Ver lasherramientas de la lista de disponibles, las implementaciones destacados, las empresas de aplicación para más ejemplos de lo que la comunidad ODK está haciendo.
Damos la bienvenida y animamos a la participación de la comunidad de usuarios. ODK con el apoyo de una creciente comunidad de desarrolladores, implementadores y usuarios, así como diversas empresas. Desarrollo ODK Core con el apoyo de la investigación en curso en la Universidad de Departamento de Ciencias e Ingeniería Informática de Washington ya través de donaciones de los usuarios.
A continuación se presentan un video cortos que explica un poco sobre el proyecto.
Pueden visitar la página https://opendatakit.org/ 







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Cómo crear formularios con Google Drive

Cómo crear formularios con Google Drive

Una de las funcionalidades de Google Drive es la creación de formularios. Su flexibilidad es tal que pueden utilizarse como simples formularios de contacto, como formularios de solicitud de pedidos, como formularios de recogida de opiniones sobre un producto o servicio...Te explicamos cómo hacerlo.

¿Qué son los formularios de Google Drive?

Como ya os mencionamos en un artículo anterior, los formularios de Google Drive son una interesante alternativa para diseñar baterías de preguntas en diferentes formatos (texto, lista, opciones...) que pueden compartirse mediante un enlace o embeberse en un sitio web. Son ideales para recoger opiniones de clientes, pedidos sencillos, solicitudes de contacto, inscripciones a un evento o encuestas de satisfacción. 
En su origen, eran una forma de simplificar la introducción de datos en una hoja de cálculo: al crear una en Drive, podía añadírsele un formulario en el que cada campo se correspondía a una columna de la hoja, y se facilitaba que una o varias personas cargaran información desde sus navegadores de forma simultánea. Con la nueva versión (finales de 2013), los formularios han adquirido entidad propia, y pueden crearse sin necesidad de estar vinculados a una hoja de cálculo.

¿En qué puede ayudarme un formulario de este tipo?

Piensa en situaciones cotidianas que te consuman parte importante de tiempo o cosas que quieres hacer pero no sabes de qué forma ponerlas en marcha, como:
  • Controlar inscripciones a eventos, visitas guiadas, cursos...
  • Analizar los resultados de encuestas de satisfacción que tus clientes rellenan en papel.
  • Facilitar que los clientes te hagan pedidos a través de tu página de Facebook, blog...
  • Introducir información sobre ventas o compras de forma ágil (fecha, producto, cantidad...) para luego poder operar con ello en una hoja de cálculo y controlar existencias de forma básica.
  • Realizar baterías de preguntas a alumnos, usuarios de un servicio, compradores de un producto...

¿Qué tipos de campos pueden añadirse?

A la hora de crear un formulario, podemos añadir hasta nueve tipos de campos distintos, en función de la información que queramos recoger:Tipos de campo en formularios Google Drive
  • Texto: Casilla de texto pequeña, ideal para recoger números de teléfono, nombres, apellidos, direcciones... cualquier respuesta corta.
  • Texto de párrafo: Cuadro de texto con varias líneas, adecuado para campos donde hay que redactar: observaciones, comentarios...
  • Tipo test: Campos de respuesta única con varias opciones excluyentes entre sí, visibles en forma de lista. Se puede añadir una opción "abierta" que incluye un campo de texto corto para que la persona que está rellenando el formulario especifique su respuesta. Se pueden usar para preguntas del tipo "¿Es la primera vez que viene? (Si/No), ¿Qué color elige? (Verde/Rojo/Azul)"
  • Casillas de verificación: Campo con varias respuestas posibles, que se muestran en forma de lista con casillas que pueden marcarse. Adecuado para preguntas como "Qué tipo de música prefiere (Jazz/Rock/Clasica/Metal/...), Qué idiomas habla (inglés/español/francés/aleman)". Como en el caso anterior puede añadirse una opción "abierta".
  • Elegir de una lista: Campo de respuesta única en el que las opciones se muestran en forma de lista desplegable. Es adecuado utilizar este en lugar de uno tipo test cuando la lista de respuestas es larga y no queremos que ocupe mucho espacio del formulario.
  • Escala: Campo para responder con un valor numérico entre dos valores dados entre 0 y 10. Se puede asignar una etiqueta al valor más bajo y al más alto, pero no a los del medio. Ideal para preguntas del tipo "Valore de 1 al 5 la atención recibida".
  • Cuadrícula: Funciona como varios campos de escala "apilados", en los que se valoran distintos aspectos. Es apropiado para evaluar varios aspectos a la vez ("Evalúe de 0 a 10 cada uno de estos aspectos: amabilidad del personal, limpieza, comodidad...") o para dar valores numéricos a varios campos a la vez ("Seleccione cantidad de cada producto, entre 0 y 5")
  • Fecha: Solicita una fecha y muestra un calendario para seleccionarla. Puede indicarse año o no, y también puede incluirse hora.
  • Hora: Solicita una hora en formato hh:mm am/pm.
En los campos de texto, texto de párrafo y casillas de verificación pueden añadirse opciones de validación, para asegurarnos de que su contenido es adecuado. Por ejemplo: que la respuesta es un email válido, que tiene un número mínimo de caracteres, que se escogen al menos dos respuestas... 

Crear un formulario: Paso a Paso

  1. Acceder a Google Drive con una cuenta Google, y, en la parte superior izquierda pulsar el botón "Crear" y seleccionar "Formulario".
  2. Darle un título (se usará como nombre de archivo y como título visible) y seleccionar el aspecto que queremos que tenga el formulario (fondo, tipo de letra, colores...). No hay mucha variedad y no pueden modificarse, aunque puede cambiarse por otro en cualquier momento. Aceptar.
  3. Modificar si se quiere el título (no afecta al nombre de archivo) y rellenar el campo "subtítulo". Estos dos campos deben usarse para dar información sobre la finalidad del formulario, y deben aprovecharse para especificar al máximo todo lo necesario, especialmente si las personas que van a rellenarlo son ajenas a la empresa (clientes, contactos, ...)
  4. Empezar a añadir las preguntas. Hay que elegir qué tipo es más adecuado para cada una de ellas, e indicar un título (texto de la pregunta) y un texto de ayuda si se necesita explicar algo sobre ese campo. En los campos que admiten validación, puede añadirse haciendo clic en "ajustes avanzados" y seleccionando la validación que quiere aplicarse. En cada pregunta puede indicarse además si es obligatoria o no, de forma que no se permita enviar el formulario hasta que todas las preguntas obligatorias tengan una respuesta válida.
  5. Además de las preguntas, pueden añadirse elementos de diseño al formulario:
    • Encabezado de sección: un nuevo título (con subtítulo opcional) que nos ayuda a organizar las preguntas en bloques, especialmente recomendable en formularios largos.
    • Salto de página: Un formulario puede constar de varias páginas distintas, en lugar de tener todas las preguntas en la misma. Al ir contestando, aparecerán botones en la parte inferior para avanzar o retroceder entre las páginas del formulario. Además, es posible dirigir a los usuarios a una u otra página en función de lo que respondan a una pregunta, lo que puede usarse por ejemplo para crear formularios multiidioma, preguntando en primer lugar en qué idioma desean responder y creando una página de preguntas para cada idioma.
    • Imagen: Pueden incluirse imágenes locales, den tus álbumes de Google+ o albergadas en una dirección web. Por ejemplo, puede hacerse un banner con la imagen corporativa y utilizarlo en la parte superior del formulario.
    • Vídeo: Inserta enlaces a vídeos de youtube, que quedan incrustados en el formulario. Por ejemplo, si vas a usar el formulario para recoger pedidos, puedes incrustar un vídeo en el que muestres el producto que vendes, para atraer más la atención de los usuarios.
  6. Puedes ir viendo cómo queda el formulario pulsando "ver el formulario publicado", situado en la barra superior.

Compartiendo el formulario

Una vez esté diseñado, el formulario queda automáticamente publicado en forma de página web, aunque no será visible hasta que lo compartas, ya sea usando un enlace o incrustándolo en un sitio web. Pulsando el botón "enviar formulario", verás las distintas opciones:
  • Copiar el enlace para pegarlo donde quieras.
  • Compartir directamente como una publicación en G+, Facebook o Twitter.
  • Enviar por correo electrónico a una serie de destinatarios.
  • Incrustar el formulario mediante un código HTML que puedes pegar en tu web, tu blog o tu página de Facebook (usando la aplicación gratuita Static HTML)
Según la finalidad del formulario, será mejor elegir una u otra opción para compartirlo. No es lo mismo una encuesta de satisfacción que puedes enviar a tus clientes por email que un formulario para realizar pedidos. Piensa a quién quieres dirigirte y cómo es la mejor manera de llegar a ellos.

Gestionando las respuestas

Al crear el formulario, por defecto se crea una hoja de cálculo en la misma carpeta de Drive, y con el mismo nombre que el formulario, seguido de "(Respuestas)". Cada vez que alguien de a "enviar" en el botón del formulario, se agregará una nueva línea en esa hoja, incluyendo en cada columna la respuesta correspondiente a cada campo.
Pueden añadirse a la hoja de cálculo todas las columnas adicionales que se quiera, pero cuidado con eliminar las que se crearon por defecto, ya que las respuestas del formulario dejarán de almacenarse correctamente.
Se puede modificar el destino de las respuestas desde el propio formulario, en el menú "Respuestas" de la barra de herramientas.

Este artículo pretende ser una introducción sencilla a la herramienta. Si te parece interesante y crees que podría serte útil, contacta con tu Centro SAT más cercano y te apoyaremos en el diseño y la gestión del formulario más adecuado para tu objetivo.

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viernes, 29 de agosto de 2014

Vídeo Introdución a la Web 2.0

He acá un vídeo muy interesante acerca de lo que es la Web 2.0 y sus utilidades.



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viernes, 22 de agosto de 2014

Cuestionario para la Gestión del Curso

Estimados/as Estudiantes.

La presente mini encuesta ayudará a ordenar el trabajo del curso. Espero que cada uno de Ustedes puedan contestar de manera de tener con ello los registros.

Pd.:Para llenar este formulario no es necesario que se encuentre matriculado.

Para ir a la Encuesta Pinche acá:

Listado de Alumnos Electivo Herramientas Computacionales AP  Segundo Semestre 2014

Victor Acuña

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